Umowy na piśmie do likwidacji? Pracodawcy chcą liberalizacji przepisów

Zgodnie z Kodeksem pracy zawarcie umowy o pracę lub zmiana jej warunków wymaga formy pisemnej, a więc opatrzenia umowy własnoręcznym podpisem. (Mamy wówczas do czynienia z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.) Pracodawca może zawrzeć umowę w formie elektronicznej, jeżeli zarówno on, jak i pracownik podpisze dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym – wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy. Wówczas oświadczenie woli w postaci elektronicznej jest traktowane na równi z oświadczeniem woli w formie pisemnej. Problem polega na tym, że nie każdy korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

- Należy zastanowić się, czy w przypadku, gdy z góry wiadomo, że pracownik będzie wykonywał pracę w formie zdalnej, umowa o pracę nie powinna zostać zawarta w formie dokumentowej, np. za pośrednictwem wiadomości e-mail. Z pewnością ułatwiłoby to procedurę zawierania umów – podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, eksperta ds. prawa pracy Pracodawców RP.

Czym jest forma dokumentowa?
Forma dokumentowa wymaga od stron umowy złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu pozwalającego ustalić tożsamość osoby składającej oświadczenie, ale nie musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co ważne, taka umowa może przybrać formę obrazu, wiadomości e-mail, sms-a czy pliku, np. z zapisem dźwiękowym.

Istnieje wiele branż, które poradziły sobie z zawieraniem umów na odległość jeszcze przed pandemią. Kodeks cywilny, w przeciwieństwie do Kodeksu pracy, dopuszcza bowiem zawieranie umów w formie dokumentowej (patrz art. 772 i art. 773 KC). Obecnie można kupić smartfon, korzystając z połączenia głosowego czy wypowiedzieć umowę zakupu, wysyłając stosowne oświadczenie woli e-mailem.

- W chwili obecnej z powodzeniem jesteśmy w stanie zawrzeć umowę zlecenia, wziąć pożyczkę i wykonać szereg innych czynności w formie dokumentowej. Pozostawienie wymogu formy pisemnej dla umowy o pracę, zwłaszcza w obliczu masowości pracy zdalnej, stanowi pewien archaizm – podkreśla Adam Kraszewski, radca prawny z Kancelarii Gessel.

uczniowie

Zdarza się, że przyszły pracownik otrzymuje pocztą lub za pośrednictwem kuriera dwa podpisane już przez pracodawcę egzemplarze umowy, a następnie proszony jest o złożenie sygnatury i odesłanie jednego dokumentu do siedziby pracodawcy.

- W dobie narzędzi elektronicznych, które mamy, forma pisemna umowy jest przestarzała i utrudnia funkcjonowanie przedsiębiorcom. Co prawda Główny Inspektorat Pracy zgodził się na zastępcze rozwiązanie, jakim jest potwierdzanie warunków pracy w przypadku braku zawarcia umowy w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy (instytucja przewidziana w art. 29 par. 2 Kodeksu pracy), jest to jednak rozwiązanie tymczasowe i stanowi wyjątek od zasady pisemności – tłumaczy Joanna Torbé, adwokatka z Kancelarii Adwokackiej Joanna Torbé & Partnerzy, ekspertka BBC.

Papierowe umowy odejdą do lamusa?
Obecnie wiele osób wykonuje swoje obowiązki z domu, a wymóg opatrzenia umowy własnoręcznym podpisem jest kłopotliwy zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jak podkreślają zwolennicy nowelizacji przepisów, umowy w formie pisemnej zostały wprowadzone na długo przed upowszechnieniem się internetu.

- Kodeks pracy liczy sobie prawie 50 lat i był opracowany w czasach, kiedy nikt nawet nie wyobrażał sobie istnienia możliwości, jakie daje współczesna technika. Rozwiązania kodeksowe powinny podlegać przeglądowi i dostosowaniu do obecnych realiów. Z perspektywy obrotu prawnego kluczowe jest, aby strony jednoznacznie określiły warunki umowy o pracę; miały możliwość odczytu zawartej umowy w dowolnym momencie i aby istniała możliwość ustalenia, kto złożył określone oświadczenie woli – mówi Adam Kraszewski.

Pracodawca posługujący się kwalifikowanym podpisem elektronicznym może nie tylko zawrzeć umowę o pracę e-mailem, ale również – przekazać pracownikowi aneks do wymowy lub wypowiedzenie umowy o pracę. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest wadliwe. Podobnie wysłanie e-mailem skanu czy zdjęcia podpisanej umowy prowadzi do jej zawarcia, ale taka umowa jest wadliwa i łatwa do podważenia w sądzie.