Podróże służbowe. Są sposoby, by zmniejszyć koszty. Jak?

Zmniejszenie kosztów podróży służbowych warto rozpocząć od przygotowania firmowej polityki. Doprecyzowanie procesu akceptacji wyjazdów przez przełożonego oraz związanych z nią wydatków to pierwszy krok do ich ograniczenia. Coraz więcej firm określa w swoich politykach podróży biznesowych również takie kwestie jak standard hotelu, w którym nocują pracownicy czy klasa przejazdów kolejowych i lotów.

Znaczne wydatki generuje zakup biletów lotniczych lub kolejowych, a także przemieszczanie się pomiędzy spotkaniami, zwłaszcza jeśli pracownik korzysta z usług taxi. – Rezygnacja z przejazdów taksówką na rzecz wynajmu auta to rozwiązanie szczególnie korzystne finansowo, gdy lądujemy na lotnisku położonym w znacznej odległości od centrum miasta, na przykład pod Szczecinem – stwierdza Martin Gruber, Dyrektor Zarządzający Avis Budget Group na Polskę, Niemcy, Austrię, Szwajcarię oraz Czechy.

Hotele, linie lotnicze czy wypożyczalnie samochodów często proponują oferty specjalne dla klientów korporacyjnych w zamian za stałą, długotrwałą współpracę. – Zawarcie stałej umowy z wypożyczalnią daje gwarancję niezmiennej, atrakcyjnej ceny, bez względu na termin, w jakim samochód jest wypożyczany. Pozwala to również korzystać z dodatkowych udogodnień bez opłat, na przykład z możliwości prowadzenia auta przez drugiego kierowcę czy zwrócenia pojazdu w innym punkcie wypożyczeń niż ten, z którego został odebrany. Oferta korporacyjna jest każdorazowo dopasowywana do indywidualnych potrzeb danej firmy – zaznacza Gruber.

Planowanie i zarządzanie wyjazdami służbowymi to czasochłonny proces. – Zachęcenie pracowników do korzystania z nowoczesnych rozwiązań, na przykład aplikacji mobilnych, to dobry sposób na usprawnienie organizacji podróży biznesowej. Narzędzia te umożliwiają między innymi zarządzanie rezerwacją wynajmowanego samochodu – na przykład wyborem dodatkowych opcji, zmianą daty odbioru auta itp. – w dowolnym miejscu i czasie, na przykład, gdy pracownik czeka na przyjazd pociągu – stwierdza Martin Gruber z Avis Budget Group. – Im bardziej efektywny proces planowania wyjazdów służbowych, tym mniej czasu pracownik musi na niego poświęcić. Dzięki temu może skupić się na swojej pracy, z korzyścią dla całej firmy – podsumowuje Gruber.

Kliknij w ten tekst i polub nas na Facebooku! Będziesz wtedy na bieżąco z aktualnymi i ważnymi informacjami dotyczącymi budżetu domowego oraz prowadzenia biznesu. Naprawdę warto!